Tổng đài VoIP – “Sợi dây liên kết” hệ thống nội bộ của các doanh nghiệp nhiều chi nhánh

Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về tổng đài VoIP và tìm ra nguyên nhân lí giải tại sao tổng đài này lại có tầm quan trong đối với các doanh nghiệp đến vậy.

Tổng đài VoIP – “Sợi dây liên kết” hệ thống nội bộ của các doanh nghiệp nhiều chi nhánh

Đối với các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là những công ty nhiều chi nhánh, việc truyền thông và kết nối nội bộ là điều luôn được quan tâm hàng đầu. Một trong những giải pháp dành cho vấn đề này chính là sử dụng tổng đài. Tuy nhiên, khi áp dụng phương thức truyền thống này, thời gian, chi phí và chất lượng cuộc gọi trở thành “bài toán nan giải”. Theo đó, tổng đài VoIP được ra đời như một giải pháp thay thế tối ưu.

Tổng quan về tổng đài điện thoại VoIP

Tổng đài VoIP hay tổng đài IP là tổng đài sử dụng công nghệ mới, hoạt động hoàn toàn thông qua nền tảng internet. Không chỉ hiện đại hơn so với tổng đài truyền thống, VoIP sở hữu nhiều chức năng nổi bật, tiện lợi và đặc biệt hữu ích trong việc truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.

Tổng đài VoIP có nhiều chức năng hơn so với tổng đài truyền thống.

Có thể nói rằng, VoIP đóng vai trò quan trọng hàng đầu đối với các doanh nghiệp hiện nay. Là “sợi dây liên kết” kết nối hệ thống nội bộ của các doanh nghiệp đa chi nhánh.

Tham khảo thêm: Lắp đặt tổng đài điện thoại, tổng đài ảo nhanh chóng, dễ dàng

Vì sao VoIP là giải pháp liên kết hoàn hảo cho nhiều doanh nghiệp?

Tổng đài điện thoại nội bộ thế hệ mới xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây tích hợp nhiều ứng dụng hữu ích. Bên cạnh đó giảm chi phí cuộc gọi cũng ưu điểm nổi bật khi sử dụng tổng đài VOIP.

• Xây dựng hệ thống mạng nội bộ lớn
• Có thể sử dụng ở bất cứ đâu
• Kết nối internet, máy tính, smartphone
• Quản lý thông tin qua giao diện web

Xây dựng hệ thống mạng nội bộ lớn

Tổng đài VoIP là sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp nhiều chi nhánh. Bởi hệ thống này có khả năng kết nối hệ thống nội bộ cho tất cả chi nhánh trên toàn cầu. Chỉ cần thông qua kết nối mạng bằng cách bấm trực tiếp số nội bộ cần gặp. Và đặc biệt các cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh đều sẽ được thực hiện miễn phí, giúp tiết kiệm được nguồn chi phí không nhỏ cho các doanh nghiệp.

Mô hình áp dụng tổng đài điện thoại VOIP trong doanh nghiệp

Nếu nhận được cuộc gọi đến từ bên ngoài, khách hàng chỉ cần dùng một số Hotline đại diện cho cả hệ thống. Trong trường hợp gọi đến từng chi nhánh cụ thể, khách hàng có thể bấm trực tiếp số nội bộ cần gặp hoặc bấm theo các phím chức năng. Ví dụ: Phím 1 chi nhánh 1, phím 2 chi nhánh 2,…hoặc tất cả cuộc gọi đều được chuyển về tổng đài viên tiếp nhận trước. Sau đó tổng đài viên sẽ thao tác để chuyển máy đến người cần gặp.

Đặc biệt, dù thời gian cuộc gọi là ngoài giờ hay lễ tết, tổng đài điện thoại VoIP vẫn sẽ ghi nhận tất cả các cuộc gọi đến bằng cách ghi âm lời nhắn thoại hoặc tự động chuyển tiếp cuộc gọi ra các hướng khác theo cài đặt từ trước.

Có thể sử dụng ở bất cứ đâu

Một ưu điểm nổi bật khi sử dụng tổng đài VoIP là điện thoại có thể được kết nối hoàn toàn thông qua line internet mà không cần phải kéo dây như trước đây.

Với tổng đài IP, điện thoại có thể di chuyển đến bất cứ đâu trong phạm vi mã vùng quy định.

Thêm vào đó, với hệ thống công nghệ mới này, điện thoại có thể di chuyển đến bất cứ đâu trong phạm vi mã vùng quy định. Do vậy mà việc kết nối giữa các chi nhánh của doanh nghiệp tại các khu vực khác nhau trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp chuyển vị trí kinh doanh, số điện thoại cố định của doanh nghiệp đó vẫn được giữ nguyên trên hệ thống mà không cần kéo dây bưu điện.

Kết nối internet, máy tính, smartphone

Với tổng đài VoIP, hệ thống điện thoại tại tất cả chi nhánh của doanh nghiệp trên toàn quốc đều có thể liên kết nội bộ thông qua kết nối internet. Bên cạnh đó, các máy nhành còn được triển khai theo nhiều dạng bao gồm: điện thoại IP, điện thoại wifi,…

Ngoài ra, điện thoại VoIP còn hỗ trợ cài đặt phần mềm gọi điện lên máy tính, điện thoại Smartphone có kết nối wifi. Giúp cho việc trao đổi thông tin nội bộ được thực hiện thuận lợi, dễ dàng hơn

Quản lý thông tin qua giao diện web

Với tổng đài VoIP, doanh nghiệp còn có thể quản lý toàn bộ nhật ký cuộc gọi và file ghi âm cuộc gọi dù đang ở bất kỳ vị trí nào thông qua dữ liệu được lưu trữ trên trang web. Và những dữ liệu này sẽ được tự động lưu trữ trên hệ thống trong thời gian tối thiểu là 12 tháng.

Với tổng đài VoIP, doanh nghiệp còn có thể quản lý toàn bộ nhật ký cuộc gọi và file ghi âm

Bên cạnh đó, tổng đài công nghệ mới này còn tích hợp Module hỗ trợ tính cước điện thoại. Đồng thời kết hợp chức năng xuất file báo cáo theo định dạng .CSV .XLS, nhằm hỗ trợ cho việc quản lý thông tin nội bộ.

Không giới hạn số lượng cuộc gọi đồng thời

Một ưu điểm tuyệt vời của tổng đài VoIP là không giới hạn số lượng cuộc gọi vào đồng thời. Ví dụ, khi có cuộc gọi đến mà các máy nhánh đều bận, thì các cuộc gọi sau đó sẽ được tự động chuyển hướng về các số di động của nhân viên, hoặc có thông báo để lại tin nhắn thoại,…

Điều này sẽ giúp cho việc liên lạc, trao đổi thông tin được thuận tiện hơn. Đồng thời, hạn chế tối đa việc gián đoạn liên lạc, gây bất tiện cho người sử dụng.

Tổng kết

Có thể nói rằng, tổng đài IP có vai trò quan trọng trong việc liên kết hệ thống nội bộ của doanh nghiệp, giúp cho việc trao đổi thông tin trở nên thuận tiện và đơn giản hơn. Đồng thời, tổng đài này còn góp phần quảng bá thương hiệu doanh nghiệp. Hơn thế tăng thêm sự uy tín và mức độ chuyên nghiệp của chính doanh nghiệp trên thị trường.