4 điều cần cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo

Để cắt giảm chi phí cũng như có thể sử dụng nhiều tiện ích mới. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển qua sử dụng tổng đài ảo VoIP thay vì điện thoại truyền thống.

4 điều cần cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo

4 điều cần cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo

Tuy nhiên, khi sử dụng tổng đài ảo này, các doanh nghiệp cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Sau đây là 4 lưu ý mà các doanh nghiệp cần chú trọng khi tìm kiếm nhà cung cấp mạng điện thoại. Để đảm bảo chất lượng cũng như dịch vụ mạng được hoàn hảo nhất.

Không đặt giá cả làm ưu tiên hàng đầu

Một trong những ưu điểm hàng đầu của tổng đài ảo là tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi lựa chọn nhà cung cấp tổng đài, doanh nghiệp đừng quá chú trọng và vấn đề giá cả. Thay vào đó, chất lượng mạng mới là điều cần ưu tiên đặt lên hàng đầu.

Khi lựa chọn địa chỉ cung cấp tổng đài ảo, chất lượng dịch vụ là yếu tố mà các doanh nghiệp cần đặt lên hàng đầu

Khi lựa chọn địa chỉ cung cấp tổng đài ảo, chất lượng dịch vụ là yếu tố mà các doanh nghiệp cần đặt lên hàng đầu

Doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố như: đường dây, quy trình hoạt động, chức năng, thông số kỹ thuật, chất lượng các cuộc gọi nội bộ cũng như gọi cho khách hàng, hay âm lượng cuộc gọi,… phải đạt hiệu quả và chất lượng cao nhất.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chú ý, cách lắp đặt hay mở rộng máy nhánh của nhà cung cấp có phù hợp với mình hay không. Hay hệ thống mạng này có thể tích hợp được với thiết bị nào, hạn chế hệ điều hành nào không. Một lưu ý đặc biệt nữa là cần đảm bảo nhân viên có thể sử dụng tổng đài ở bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào, từ điện thoại di động, máy tính bảng,… dù không có mặt ở công ty.

Uy tín nhà cung cấp và các bằng chứng xã hội

Dịch vụ tổng đài ảo chỉ vừa mới hình thành và phát triển những năm gần đây. Vì vậy, số lượng các nhà cung cấp trên thị trường ngày nay chưa nhiều. Để tìm được nơi uy tín, chất lượng để lắp đặt mạng không phải là điều dễ dàng đối với các doanh nghiệp.

Cần lựa chọn những nhà cung cấp uy tín để tránh những tranh chấp, rủi ro

Cần lựa chọn những nhà cung cấp uy tín để tránh những tranh chấp, rủi ro

Do đó, việc lựa chọn một địa chỉ uy tín để lắp đặt tổng đài ảo là điều vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Cần lựa chọn những nơi có địa chỉ xác thực, có bằng chứng xã hội rõ ràng, được nhiều người tin cậy vừa lựa chọn trước đó,… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể bảo vệ những quyền lợi chính đáng của mình. Cũng như phòng tránh những rủi ro, tranh chấp có thể xảy ra.

Các dịch vụ được hỗ trợ (nâng cấp hệ thống, tư vấn, bảo trì…)

Ngoài những tính năng chính, các dịch vụ được hỗ trợ kèm theo như dịch vụ nâng cấp hệ thống, tư vấn, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật. Cũng là yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi lắp đặt tổng đài ảo.

Dịch vụ tổng đài ảo

Các dịch vụ được hỗ trợ kèm theo cũng là yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi lắp đặt tổng đài ảo

Thông thường, dịch vụ bảo hành, sửa chữa khi có sự cố kỹ thuật đều sẽ được thực hiện miễn phí. Do đó, trước khi lắp đặt mạng, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu trước là mình có phải bỏ chi phí cho việc nâng cấp hay sữa chữa không hay bên phía nhà cung cấp sẽ thực hiện miễn phí. Hoặc khi có vấn đề xảy ra, phía hỗ trợ kỹ thuật có sẵn sàng hỗ trợ 24/7 không, liệu họ có chối bỏ trách nhiệm nếu hệ thống gặp sự cố không,…

Những vấn đề này tuy đơn giản, nhưng các doanh nghiệp cần phải hết sức lưu ý khi khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp để tránh gặp phải những rắc rối không cần thiết.

Đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm

Một lưu ý cuối cùng cho các doanh nghiệp khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, chính là nên ưu tiên những nơi có đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao. Điều này sẽ giúp cho quá trình lắp đặt, chuyển đổi hệ thống,… trở nên nhanh chóng, suôn sẻ hơn.

Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, nên ưu tiên những nơi có đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm

Bên cạnh đó, trong trường hợp xảy ra sự cố, việc bảo trì hay sữa chữa cũng sẽ được tiến hành thuận tiện, dễ dàng hơn, tránh xảy ra tình trạng gián đoạn hệ thống thông tin doanh nghiệp.

Đặc biệt, vấn đề bảo mật thông tin là điều vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, một đội ngũ nhân lực uy tín, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn bảo đảm được thông tin khách hàng trước những nguy cơ bị đánh cắp thông tin, hacker xâm nhập,… từ đó bảo đảm được thông tin cá nhân của doanh nghiệp.

Tổng kết

Nói tóm lại, việc lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo là điều vô cùng quan trọng. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, khi bắt đầu chuyển sang đầu mạng mới này. Điều này không chỉ giúp cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp hoạt động một cách chuyên nghiệp, thuận lợi hơn, mà còn có thể tránh khỏi những rủi ro không cần thiết.

Tham khảo thêm: Tổng đài CloudFone là gì?

BÌNH CHỌN:

Hãy bình chọn 5 sao nếu bạn tìm thấy nội dung hữu ích.

Xếp hạng: 5 / 5. Phiếu bầu: 3

Cảm ơn bạn đã bình chọn.